La Ley de información Crediticia Equitativa (Fair Credit Reporting Act) Parte 1: Cómo los procedimientos correctos pueden proteger a su organización

Antes de entrar en materia, una exoneración de responsabilidad. Praesidium no ofrece asesoramiento jurídico. Esta información sólo tiene fines educativos. No malinterprete este contenido como asesoramiento jurídico, expreso o implícito. Obtenga asesoramiento jurídico según proceda en relación con sus prácticas de Recursos Humanos y el cumplimiento de la legislación estatal y local.

Esta introducción a la FCRA cubrirá sus obligaciones como empleador en relación con la verificación de antecedentes. No es exhaustiva y no debe utilizarse como única fuente de información.

¿Qué es la FCRA?

La Ley de Informes de Crédito Justos (FCRA) se promulgó en 1970 con el fin de proteger a los "consumidores". Un "consumidor" en la FCRA es el sujeto de una verificación de antecedentes o de crédito, no sólo alguien que compra o consume bienes o servicios.

El objetivo de la FCRA es proteger a dichos "consumidores" regulando las agencias de informes y las personas que utilizan esos informes. Abarca los informes de crédito al consumo, los préstamos y las ampliaciones de crédito, y la chequeo de antecedentes laborales.

Imposición

La FCRA es aplicada por la Comisión Federal de Comercio (FTC) y la Oficina de Protección Financiera del Consumidor (CFPB). Estos organismos federales pueden imponer sanciones por incumplimiento en conductas relacionadas con el consumidor.

Las infracciones de la FCRA pueden acarrear sanciones legales de 100 a 1.000 dólares por cada infracción. Las sanciones pueden imponerse hasta cinco años a partir de la fecha en que se produjeron o dos años a partir de la fecha en que se tuvo conocimiento de la infracción.

Además de esas multas, la FCRA permite a las víctimas de infracciones (consumidores) recuperar daños punitivos y compensatorios. Estos daños pueden alcanzar fácilmente millones de dólares en demandas colectivas.

Roles

Además de los consumidores (los sujetos de las verificaiones de antecedentes y de crédito), hay usuarios finales, agencias de información crediticia (ACC) y empresas de chequeo de antecedentes.

Los usuarios finales son los empleadores u otras entidades que solicitan y utilizan los informes de los consumidores. Las agencias de calificación crediticia y las empresas de chequeo de antecedentes son las organizaciones que realizan comprobaciones crediticias y de antecedentes para sus clientes, los usuarios finales.

Obligaciones del usuario final (empresario)

En este artículo, abordaremos las obligaciones del empleador con respecto a la FCRA, específicamente en relación con el proceso de investigación de antecedentes para posibles contrataciones y empleados.

Propósitos Aceptables 

Lo primero que debe hacer antes de solicitar cualquier informe del consumidor es establecer un propósito aceptable. Usted debe tener una razón para la solicitud permitida bajo la FCRA, y no puede solicitar información del consumidor fuera de su propósito aceptale.

Los fines laborales, como la contratación y la retención, están permitidos para los solicitantes y empleados actuales. Asegúrese de que sus listas están actualizadas cuando solicite el chequeo de los antecedentes del personal. Comprobar los antecedentes de un antiguo empleado puede ponerle en un aprieto.

Al igual que el término "consumidor", el término "empleo" abarca más que la definición tradicional. En este contexto, abarca a contratistas independientes, agentes, voluntarios, personal y solicitantes. La FTC dice que el término "se interpreta liberalmente" y "puede aplicarse a... individuos que no son técnicamente empleados".

Divulgación y autorización de la FCRA

Ahora que tiene un propósito permisible, necesita autorización, y serequiere una divulgación concreta de la información.

Estas divulgaciones son el aspecto más litigado de la FCRA porque la estándartiva es muy específica y a menudo no se tiene en cuenta.

• Debe presentar una notificación escrita CLARA y CONSPICUA.
• La notificación escrita debe consistir ÚNICAMENTE en la comunicación al solicitante.
• Debe conservar la autorización por escrito del sujeto en el informe antes de solicitarlo.

Muchas demandas relacionadas se centran en información adicional que figura en los formularios de divulgación, como renuncias y notificaciones. Esta información adicional ha dado lugar a demandas colectivas con acuerdos millonarios. Más recientemente, en febrero de 2023, O'Reilly Auto Parts pagó un acuerdo de algo menos de un millón de dólares.

Divulgación y autorización del Estado

Como empleador, usted es el enganche para más que las regulaciones de FCRA. Algunos estados tienen sus propios requisitos con respecto a la divulgación de la verificación de antecedentes. Incluso si su estado no tiene regulaciones adicionales, incluir todos los avisos es una buena idea. Sus candidatos podrían encontrarse en zonas con requisitos adicionales.

Actualice periódicamente sus formularios para estar al día de las nuevas estándartivas e interpretaciones.

Leyes de prohibición de la caja 

En la última década, ha  ganado fuerza en Estados Unidos un movimiento que pretende eliminar la pregunta sobre los antecedentes penales de la solicitud inicial de empleo. Al trasladar la pregunta a un momento posterior del proceso de solicitud, los defensores esperan eliminar los prejuicios contra los candidatos con antecedentes penales.

Las leyes de prohibición de antecedentes penales a nivel estatal, de condado y de ciudad son todas únicas. En algunos lugares, no se puede preguntar sobre los antecedentes penales hasta que se hace una oferta de empleo, en otros, después de la entrevista incial de trabajo y en otros lugares en el medio. Incluso puede estar prohibido mencionar el chequeo de antecedentes penales en las ofertas de empleo. Dependiendo del lugar, el formato de la pregunta también puede estar condicionado.

La Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo recomienda que sólo se pregunte por las condenas que excluirían al solicitante del puesto específico.

Puede hacerse una idea de la estándartiva local en el resumen del National Employment Law Project. Consulta a un especialista jurídico para confirmarlo.

Rechazar a un candidato basándose en una verificación de antecedentes

Si rechaza a un solicitante de empleo, ascenso, retención o aumento de sueldo basándose en los resultados de la chequeo de antecedentes, tiene que ser muy cuidadoso a la hora de manejar la situación.

Consulte la segunda parte de nuestra cobertura de la FCRA para conocer sus obligaciones con respecto a las decisiones adversas, así como consejos sobre cómo puede establecer un procedimiento que proteja a su empresa.